Comment retenir et engager votre nouvel employé ? Avec un bon plan d’accueil et d’intégration

Enfin ! Vous avez soigneusement passé toutes les étapes du processus de recrutement et sentez que vous avez entre les mains le/la bon(ne) candidat(e).
Vous avez complété le processus d’embauche et déterminé la date d’entrée en poste ? Parfait !
En revanche, êtes-vous prêt à l’accueillir au sein de l’équipe ? Avez-vous bien planifié son accueil et intégration ? Pencherez-vous pour un programme formel ou plutôt un style informel ?

Une chose est sûre, ce programme doit être à l’image de votre entreprise. Peu importe l’approche privilégiée, vous devez vous attarder sur certains éléments clés pour réussir cette étape importante qui favorisera la rétention et l’engagement de votre nouvel employé.

Les avantages du programme d'accueil et d'intégration

Quelques chiffres pour commencer : 17% des employés s’en vont au cours des 3 premiers mois, 23% avant la fin de l’année, et 33% sont déjà à la recherche d’un nouvel emploi dans les six mois suivant leur début.

Avons-nous besoin d’en dire plus sur l’importance de créer et mettre en place un programme d’accueil et d’intégration et ainsi permettre de rentabiliser le temps, l’énergie et l’argent investis dans le processus de recrutement ?

Réelle valeur ajoutée, tant pour le nouvel employé que l’entreprise, le programme d’accueil et d’intégration entraîne de nombreux avantages :

Taux de roulement plus bas ;
Atteinte plus rapide d’un niveau de productivité ;
Sentiment d’efficacité professionnelle ;
Engagement organisationnel ;
Grande satisfaction professionnelle et bien-être de l’employé ;
Diminution du niveau de stress du nouvel employé.

1ère étape : la pré-intégration

Souvent délaissée, cette étape permet de créer un premier contact avec le nouvel employé et de combler le laps de temps entre l’embauche et l’entrée en poste.
Voici quelques exemples simples et peu coûteux qui peuvent contribuer à créer rapidement un sentiment d’appartenance :

Envoyer un courriel de bienvenue avec les informations pour la première journée de travail (heure d’arrivée, personnes référentes, lunch d’accueil...) ainsi que les indications concernant le quartier (stationnement, restaurants, transport en commun, etc.).
Envoyer les formulaires administratifs, le manuel de l’employé et certaines informations de base sur l’entreprise. Évidemment, le tout devra être suivi d’un appel téléphonique pour répondre aux questions. Cela permet aussi de gagner du temps lors de l’entrée en poste.
Organiser une rencontre avec l’équipe dans un cadre informel, pour briser la glace.

Comment faire pour que le nouvel employé ait le sentiment d’être attendu lors de son premier jour ?
Simplement en préparant son arrivée avant le jour J :

Établissez une liste de tâches à accomplir par vous ou les membres de l’équipe, pour ne rien oublier.
La base : s’assurer que le poste de travail soit propre et fonctionnel, que les mots de passe et codes d’accès soient créés, et que les collègues soient avisés de l’arrivée du nouvel employé.
Aussi, de petites attentions toutes simples comme un mot de l’équipe pour accueillir le nouveau membre dans l’équipe, un kit d’accueil sur le bureau – crayons, cahier, tasse ou autres goodies.
Identifier un « buddy » au sein de l’équipe vers qui le nouvel employé pourra se tourner pour des questions, et aviser cette personne de l’importance de son rôle.

2e étape : l'entrée en poste

Le jour J, il est fortement recommandé que le nouvel employé soit accueilli par son supérieur immédiat, mais surtout, soyez disponible et évitez les dérangements lors de l’accueil.

Au programme (liste non-exhaustive) :

Présentation du plan d’accueil et d’intégration personnalisé ;
Présentation de l’entreprise et organigramme ;
Documents administratifs, règlements et politiques internes (si non couvert en pré-intégration) ;
Visite des lieux avec présentation du département et des collègues immédiats ;
Présentation du poste et des attentes envers le nouvel employé ;
Présentation des personnes-ressources ;
etc.

3e étape : le plan de formation, les suivis et la rétroaction

Après l’accueil et l’intégration au sein de l’entreprise, de l’équipe et dans le poste à proprement parlé, les semaines qui suivent sont déterminantes puisque c’est à ce moment-là que le « vrai » travail débute.
Il est bon de prévoir un plan de formation et d’intégration à la tâche et des rencontres de suivi régulières pour s’assurer que tout se déroule bien et que l’intégration professionnelle et sociale soit optimale.

Le nouvel employé est un acteur important du succès de son intégration et son implication est essentielle, mais cela passe évidemment par un bon accueil de votre part.
Impliquez-le dans le processus en lui donnant certaines tâches à accomplir ou information à obtenir. Vous pourriez lui remettre une « check-list » avec les informations essentielles à obtenir dès les premières semaines et vous en servir lors des rencontres de suivi. Il est recommandé d’obtenir sa rétroaction en cours de processus afin de s’assurer de l’efficacité du plan de formation et de s’ajuster, au besoin.

4e étape : la mesure de l'efficacité et les éventuels ajustements

L’efficacité du processus peut se mesurer grâce à la mise en place d’indicateurs-clés. Vous pourriez ainsi mesurer l’acquisition des compétences et des connaissances en effectuant une évaluation de la qualité du travail du nouvel employé à divers moments dans la première année, ou encore mesurer l’efficacité de la stratégie retenue en effectuant un suivi de l’évolution du taux de roulement, de l’absentéisme et des motifs de départ. Vous pouvez vous appuyer sur une grille d’évaluation.

Grâce à ces indicateurs, vous pourrez assurer un suivi et améliorer votre programme d’accueil et d’intégration de façon continue.

Bonne implantation !